Enterprise Portfolio Management ako základný stavebný prvok Enterprise Architektúry

Predchádzajúci článok bol zameraný na problematiku dezinterpretácie Solution a Enterprise Architektúry. Tu sa však problémy, s ktorými sa naši prospekti stretávajú nekončia. Medzi obzvlášť opakujúce sa výzvy patrí implementácia a realizácia aplikačnej stratégie, ktorá racionalizuje ich pôvodné portfólio a jeho súčasná príprava na prílev rýchleho sledu nových biznis požiadaviek, legislatívnych zmien a technológii. Medzi najčastejšie problémy v tejto súvislosti môžeme zaradiť:

• absencia prepojenia stratégie, investícií a aktuálneho stavu aplikácií,
• nejasná technologická a biznis hodnota aplikácii ako aj riziko s nimi spojené,
• duplicitné a redundantné dáta, prípadne úplná absencia dát,
• narastajúci technologický dlh,
• absencia celkového obrazu organizácie, teda prepojení nielen medzi aplikáciami navzájom.

S týmito problémami súvisia nezodpovedané otázky ako:

• Kto, ako, kde, kedy a prečo používa jednotlivé aplikácie?
• Ako sú aplikácie navzájom prepojené? A ako ovplyvní zmena jednej aplikácie rôzne časti organizácie?
• Ktoré aplikácie nesú so sebou riziko v suvislosti so zastaranými technológiami?
• Ako dobre aplikácie podporujú biznis ciele a slúžia jeho potrebám?
• Do ktorých aplikácii investovať? A naopak, ktoré aplikácie udržovať a ktoré vyradiť?

Vyššie uvedené otázky spadajú pod záštitu Enterprise Architektonického oddelenia, ktoré musí byť schopné na ne odpovedať. Holistická Enterprise Architektúra (ďalej len HEA) zahŕňa viacero domén, ktorými sa, v závislosti od zrelosti a úrovne schopností Enterprise Architektonického oddelenia, zaoberá. Okrem pohľadu skrze domény sa však môžeme na HEA pozerať aj prostredníctvom kľúčových oblastí, ktorým sa venuje. Medzi tieto oblasti patria Risk&Security Management, Business Process Management, Strategy&Business Modeling, Data Management, Portolio Management a iné, pričom sa v rámci HEA aplikujú rôzne prístupy ako Customer Experience Design, Capability Based Planning, či Data-Driven Decision-Making.

V tomto článku sa bližie pozrieme na Portfolio Management, ktorý okrem iných oblastí, prístupov a domén, podporuje robustná kolaboratívna platforma Bizzdesign. Zároveň článok poukáže na to, ako sa môžu dáta roztrúsené v separátnych systémoch transformovať do podoby dôveryhodných informácii slúžiacich ako podpora pre rozhodovanie a dosahovanie stanovených strategických cieľov.

Článok je vytvorený nad príkladom Application Portolio Management (ďalej len APM) s využitím fiktívnych dát v prostredí platformy Bizzdesign. Bizzdesign v rámci Portfolio Management neobmedzuje používateľov na konkrétny typ entít v katalógoch. Práve naopak, umožňuje spravovať portfólia pre rôzne katalógy dát, najčastejšie aplikácie, technologickú infraštruktúru, procesy, či capability.

Konsolidácia dát a budovanie Single Source of Truth

Prvotným úkonom pred iniciálnou implementáciou Portfolio Management je analýza zdrojov dát a následná konsolidácia týchto dát. Je nevyhnutné centralizovať relevantné dáta do jedného zdroja, pričom musí byť zabezpečená dôvera v tieto dáta a zdroje, z ktorých pochádzajú. Relevantné dáta budú pravdebodobne roztrúsené v rôznych separátnych systémoch. V rámci príkladu APM by relevantnými dátami boli finančné dáta, monitorovacie dáta, dáta z CMDB, dáta súvisiace so životnými cyklami aplikácií, projektové dáta a podobne. Počas konsolidácie dát je potrebné zabezpečiť mapovanie dát na konkrétne aplikácie, odstrániť prípadné duplicity, a to za predpokladu, že bola predom overená dôveryhodnosť zdrojov týchto dát a dát samotných. Problém s dôveryhodnosťou dát môže súvisieť s tým, že sú neaktuálne, alebo, v prípade manuálne zadávaných dát, môžu byť tieto dáta jednoducho mylné. Netreba zabúdať na to, že je potrebné etablovať Single Source of Truth prostredníctvom automatizovaných integrácií, ktoré zabezpečia tok dát v pravidelných intervaloch. V opačnom prípade môže nastať situácia, kedy sa dáta počas ich spracovávania a prípravy pre analýzu Portfolio Management stanú neaktuálnymi.

V neposlednom rade je našim cieľom získať dáta o prepojeniach jednotlivých aplikácii na okolie v organizácii. Tento krok však v prípade Portfolio Managementu nemusí byť nevyhnutný. Z pohľadu HEA je však potrebné evidovať vzájomné prepojenia a závislosti. Je to z toho dôvodu, že ak aj v rámci Portfolio Managementu identifikujeme, napríklad stratové objekty manažovaného katalógu, môže vzniknúť problém pri snahe riešiť tento stav, pokiaľ absentujú prepojania, ktoré nám umožnia realizovať dopadové analýzy pre rôzne scenáre. Z pohľadu prepojení katalógu aplikácií na okolie v organizácii nás prioritne zaujímajú procesy, v ktorých sa aplikácie využívajú, infraštruktúrne komponenty, na ktorých sú nasadené, ale aj strategické ciele, ktoré má organizácia nastavené.

Základným cieľom, nad ktorým je budovaná platforma Bizzdesign, je podpora tvorby dôveryhodného Single Source of Truth. Možnosti, ktoré táto platforma ponúka pre integrácie s externými systémami boli popísané v predošlom článku Solution ≠ Enterprise Architektúra. Za účelom vytvorenia Single Source of Truth sú k dispozícii rôzne možnosti importu/exportu dát, či už sú to vstavané konektory, funkcie podporujúce štandardizované vymenné formáty, skriptovací jazyk a v neposlednom rade Open API (REST). Samozrejmosťou v tomto prípade sú aj rozsiahle možnosti customizácie defaultného metamodelu a platformy pre podporu špecifických dát organizácie. Z rôznych možností customizácie platformy Bizzdesign sú pre potrebu tvorby Single Source of Truth najdôležitejšie tvorba vlastných atribútov a profilov, customizácia objektov a Data Blocks (špeciálne atribúty, pre ktoré je možné nastaviť defaultných editorov či naplánovať program aktualizácie hodnôt), či tvorba vlastných workflows.

Príklad: v príkladovom APM bol Single Source of Truth vybudovaný nad monitorovacími, finančnými dátami a dátami z CMDB.

Iniciálna implementácia Portfolio Management

V tomto bode už existuje Single Source of Truth, nad ktorým je možné vybudovať Portfolio Management. Platforma Bizzdesign disponuje univerzálnym Portfolio Management, v ktorom je možné spravovať rôzne katalógy dát. Výhodou je v tomto prípade to, že Bizzdesign prepoužíva existujúce dáta, teda v príklade katalóg aplikácií (zabraňuje a súčasne nevytvára duplicity). Zároveň je nevyhnutné podotknúť, že zmeny v dátach, ktoré pritekajú do Bizzdesign v pravidelných intervaloch a vytvárajú tým Single Source of Truth, sa automaticky prejavia aj v samotnom Portfolio Management.

Portfolio Management v platforme Bizzdesign umožňuje prepojiť motiváciu a stratégie organizácie so samotným Portfolio Management-om. Na základe týchto faktorov je následne možné evaluovať aktuálny stav portfólia.

Príklad: v ukážkovom APM figurujú ako zainteresovaní CEO, CIO a Portfolio Manager so svojimi cieľmi. Niektoré ciele sú spoločné, iné sa naopak navzájom ovplyvňujú. CIO a Portfolio Manager sa snažia o zníženie IT nákladov, čím vzníka pozítívny vplyv týchto zainteresovaných na cieľ Decrease IT costs. Avšak CEO so svojim hlavným cieľom 5% market share growth negatívne ovplyvňuje cieľ Decrease IT costs.

V nasledovných krokoch sa identifikuje katalóg objektov, ktorý bude skrze portfólio spravovaný, špecifické metriky (nositelia hodnôt ako napr. cena) a zrozumiteľné grafy potrebné pre vizualizáciu sledovaných metrík a atribútov. Metriky sa v platforme Bizzdesign definujú cez grafické rozhranie, pričom je možné vytvárať metriky rôznych dátových typov, či agregované metriky, ktoré sú výsledkom matematickej operácie iných metrík s rôznou váhou. Na druhej strane grafy platformy Bizzdesign ponúkajú nevyhnutnú funkcionalitu pre analýzu ako sú filtrovanie dát na základe prepojení, či filtrovanie na základe hodnôt jednotlivých metrík a atribútov. V neposlednom rade Bizzdesign umožňuje definovať aj tzv. Recommendation options. Prostredníctvom týchto odporúčaní je možné definovať akcie so súvisiacimi parametrami, ktoré budú realizované nad jednotlivými objektami katalógu po jeho analýze.

Príklad: v príkladovom APM boli vytvorené agregované metriky ako IT Fit (priemer metriky IT alignment a IT Risk s rovnakou váhou 1.0). Zároveň bolo definované odporúčanie pre aplikácie pozostávajúce zo 4 možností Eliminate, Migrate, Invest a Tolarate.

Výstupom jednorázovo definovaného portfólia je automaticky vyplnený dashboard, ktorý je možné analyzovať v pravidelných intervaloch. Pod pravidelnými intervalmi je myslený cyklus, v ktorom pritekajú nové (zmenené) dáta z externých systémov do platformy Bizzdesign. Táto zmena sa automaticky prejaví aj v samotnom portfóliu.

Príklad: v ukážkovom APM boli vytvorené viaceré dasboardy, vrátane dashboardu prostredníctvom integrovanej Kibany (príklad Kibana vizualizácie je v článku Solution ≠ Enterprise Architektúra). Následná analýza dashboardu, okrem iného, odhalila, že najdrahšou aplikáciou v katalógu je aplikácia PaySys. Tá má zároveň nízku biznis a technickú hodnotu a je spätá s vysokým rizikom vychádzajúc z analýzy zastaraných technológií, na ktorých je postavená.

S pravidelnou zmenou dát súvisí aj potreba uchovania nejakého stavu portfólia v čase. Príkladom môžu byť samotné rezy architektúry, súčasný a cieľový stav, ale aj iné. Jednotlivé stavy portfólia alebo tzv. snapshoty je možné následne vzájomne porovnávať. Bizzdesign v tomto smere poskytuje funkcionalitu pre uchovanie akéhokoľvek stavu portfólia v čase. Jednotlivé snapshoty sú následne k dispozícii v prehľadnej časovej osi, ktorá ponúka návrat k jednotlivým zachyteným snapshotom.

Analýza Portfolio Management

V momente, kedy je portfólio jednorázovo implementované je možné pristúpiť k analýze. Tá sa následne vykonáva cyklicky v pravidelných intervaloch. Analýza ponúka filtrovanie grafov, pridávanie poznámok a predovšetkým definíciu odporúčaní. Výsledkom analýzy je teda prehľad v podobe tabuľky odporúčaní, ktorá môže byť vstupným bodom pre návrh zmien a plánovanie ich dodávky.

Príklad: vychádzajúc z analýzy APM boli definované odporúčania, pričom niektoré boli schválané, iné čakajú na revíziu. Tento proces zabezpečil vlastný Workflow, ktorý bol definovaný prostredníctvom Bizzdesign platformy. Pri definovaní odporúčaní (napríklad eliminácia aplikácie PaySys) boli zároveň vyhodnocované nastavené ciele ako Decrease IT costs, ktorých prepojenie sme vytvorili na začiatku definície portfólia.

Samotná analýza portfólia neslúži len na identifikáciu najdrahších, či najkritickejších objektov katalógu. Práve naopak, umožňuje aj zodpovednú údržbu spravovaných objektov katalógu z pohľadu napĺňania stanovených strategických cieľov, KPIs, dodržiavania štandardov, interných predpisov, či legislatívy. S tým úzko súvisia aj ďalšie spomínané oblasti, ktoré podporujú samotný Portfolio Management ako sú Risk&Security Management, časová analýza dát, či kategorizácia objektov a ich následna evaluácia voči stanovanému štandardu, napríklad GDPR. Súčasne je niekedy potrebné vyhodnocovať katalóg objektov z pohľadu špecifických kritérií, ako napríklad cena, či riziko. Pre tieto účely Bizzdesign disponuje analytikou, ktorú je možné spúšťať nad rôznymi mapami (diagramy, pohľady).

Ako už bolo v úvode podotknuté, z pohľadu Potfolio Management sa môže zdať, že práca končí. Bizzdesign nám umožnil identifikovať kritické komponenty, ktoré budú súčasťou nevyhnutných zmien. Avšak z pohľadu Enterprise Architektúry práca ešte len začína. Práve v tomto bode je potrebné disponovať holistickým pohľadom na organizáciu a prepojeniami jednotlivých objektov. To umožní realizovať dopadové analýzy pre rôzne scenáre navrhovaných zmien. Následne, keď je identifikovaný najlepší scenár je možné prístúpiť k plánovaniu dodávok zmien. Bizzdesign túto snahu podporuje špecifickými pohľadmi ako sú Roadmapy, či Life cycle views a ich automatickým vyhodnocovaním. Automatické vyhodnocovanie v tomto smere identifikuje možné konflitky, napríklad v životných cykloch infratšruktúrnych komponentov a aplikácie, ktorá je na nich nasadená. Na dopadové analýzy a plánovanie dodávky zmien v platforme Bizzdesign sa však zameriame v niektorom z budúcich článkov.

Príklad: v tejto fáze príklad APM končí. Jeho výstupom boli definované odporúčania. V úplnom príklade by si ich mohol prevziať Enterprise Architekt, ktorý by podľa odporúčaní navrhoval niekoľko alternatívnych scenárov. Tie by mohol následne porovnať s využitím Scenario analysis view, aplikovať analytiku a realizovať dopadové analýzy. Najlepší scenár by následne prešiel do fázy plánovania jeho dodávky.

Portfolio Management je komplexná problematika, ktorá je prepojená s množstvom ďalších oblastí ako napríklad spomínaným Risk&Security Management. Práve v tom spočíva hlavná sila Bizzdesgn platformy. Bizzdesign dokáže prepájať jednotlivé dáta a zainteresovaných, vytvoriť doveryhodný Single Source of Truth a poskytuje funkcionalitu pre manažment spomínaných oblastí súčasne. V snahe naplňovať túto devízu Bizzdesign poskytuje používateľom ideálnu kombináciu funkcionalít pre riešenie komplexných problémov v oblasti Enterprise Architektúry.

Príklad: v rámci príkladovej ukážky APM nad fiktívnymi dátami sa pôvodné vzájomne neprepojené dáta udržiavané v separátnych systémoch transformovali do podoby zrozumiteľných a dôveryhodných informácií, na základe ktorých boli definované odporúčania pre zmeny. Tie povedú k napĺňaniu stanovených cieľov ako je znižovanie nákladov na IT, či odstraňovanie duplicít.

autor Jozef Melicherčík

Zdroje

[1] Marc Lankhorst, Lianne Bodenstaff, Sven van Dijk, Dick Quartel, Peter Matthijssen, Joost Niehof, 2016 [Dátum: 01.04.2022] https://go.bizzdesign.com/ebook-Application-Portfolio-Management